Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ClubAid GmbH

Platenstraße 2050825 KölnDeutschland

Verantwortlich: Sebastian Nait

Die von der Club Aid GmbH betriebene Plattform wird nachfolgend als „ClubAid“ bezeichnet.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

ClubAid verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Plattform, die Bereitstellung von Nutzerkonten, die Zuordnung von Förderungen, die Verwaltung teilnehmender Clubs, die Abrechnung von Förderbeträgen sowie die Kommunikation mit Nutzern erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht.

3. Hosting und Bereitstellung über Wix

ClubAid wird über die technische Plattform von Wix bereitgestellt.

Anbieter ist Wix.com Ltd., Nemal St. 40, 6350671 Tel Aviv, Israel. Im Rahmen der Bereitstellung können auch verbundene Unternehmen und von Wix eingesetzte Dienstleister beteiligt sein.

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• aufgerufene Seiten und Ressourcen

• Browser- und Geräteinformationen

• Betriebssystem

• Referrer-Informationen

• technische Sitzungs-, Sicherheits- und Protokolldaten

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung der Website, der technischen Kommunikation, der Stabilität, der Fehlerdiagnose sowie dem Schutz der Plattform vor Angriffen und Missbrauch.

Soweit diese Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und funktionsfähigen Betrieb von ClubAid.

Soweit Wix Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, richtet sich die Übermittlung nach den jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Garantien und Vereinbarungen mit Wix.

4. Technisch notwendige Cookies und Speichertechnologien

Nach dem derzeitigen technischen Stand verwendet ClubAid für den grundlegenden Betrieb der Website technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien der Wix-Infrastruktur.

Hierzu gehören insbesondere:

XSRF-TOKEN

Zweck: Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen und Absicherung technischer Aufrufe.Speicherdauer: SitzungTyp: Essenziell

svSession

Zweck: Sicherheit, Stabilität und grundlegende Websitefunktionen.Speicherdauer: bis zu 12 MonateTyp: Essenziell

SSR-caching

Zweck: Performance und Rendering der Website.Speicherdauer: ca. 24 StundenTyp: Essenziell

TS*

Zweck: Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie Absicherung der Serverinfrastruktur.Speicherdauer: SitzungTyp: Essenziell

bSession

Zweck: Technische Sitzungsverwaltung und Systemeffektivität.Speicherdauer: ca. 24 StundenTyp: Essenziell

fedops.logger.sessionId

Zweck: Erfassung von technischen Fehlern, Performance- und Stabilitätsproblemen.Speicherdauer: bis zu 12 MonateTyp: Essenziell

hs

Zweck: Technisches Sicherheits-Cookie der Wix-Infrastruktur.Speicherdauer: SitzungTyp: Essenziell

server-session-bind / client-session-bind

Zweck: Schutz und Authentifizierung technischer API- und Backend-Verbindungen.Typ: Essenziell

Die tatsächlich auf der veröffentlichten Website gesetzten Cookies und deren Speicherdauer können sich aufgrund technischer Änderungen der Wix-Infrastruktur verändern.

5. Registrierung, Login und Mitgliederbereich

Aider und Club-Verantwortliche können ein Nutzerkonto bei ClubAid erstellen.

Für die Registrierung und Authentifizierung werden Funktionen von Wix Members verwendet.

Im Zusammenhang mit dem Mitgliederbereich können insbesondere folgende technisch erforderliche Cookies eingesetzt werden:

wixSession

Zweck: Verwaltung der Nutzersitzung und Aufrechterhaltung der Anmeldung beim Wechsel zwischen verschiedenen Bereichen von ClubAid.Typ: Essenziell/Funktional

oAuthState

Zweck: Absicherung des Authentifizierungs- und Anmeldeprozesses.Speicherdauer: SitzungTyp: Essenziell/Sicherheit

smSession

Zweck: Kann zur Identifikation angemeldeter Mitglieder und zur Aufrechterhaltung einer Anmeldung eingesetzt werden.Typ: Essenziell/Funktional

Die tatsächlich verwendeten Mitglieder-Cookies und deren Speicherdauer richten sich nach der jeweils eingesetzten Wix-Konfiguration und sollten regelmäßig mit der produktiven Website abgeglichen werden.

6. Aider-Konto

Bei Erstellung und Nutzung eines Aider-Kontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse und für das Mitgliedskonto erforderliche Angaben

• interne Mitglieds- und Aider-Kennungen

• Registrierungsdatum

• Anzeigename, sofern angegeben

• Profilbild, sofern hinterlegt

• ausgewählter Standard-Club

• favorisierte Clubs

• favorisierte Shops

• Top-Aider-Einstellung

• Einstellung zur Sichtbarkeit des Profilbildes gegenüber Club-Verantwortlichen

• Förderhistorie und mit dem Konto verknüpfte Transaktionsinformationen

• Kontostatus und für die technische Verwaltung erforderliche Daten

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos sowie zur Bereitstellung der personalisierten ClubAid-Funktionen.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Top-Aider und Profilbild

Aider können freiwillig entscheiden, ob sie an der Top-Aider-Funktion teilnehmen.

Hierfür kann ein selbst gewählter Anzeigename verwendet werden. Die Teilnahme kann über die Profileinstellungen geändert oder beendet werden.

Die Darstellung innerhalb der vorgesehenen ClubAid-Funktionen richtet sich nach den vom Aider vorgenommenen Einstellungen.

Darüber hinaus kann ein Aider gesondert zustimmen, dass sein Profilbild einem Club-Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Förderhistorie bzw. den dafür vorgesehenen Dashboard-Funktionen angezeigt werden darf.

Soweit die Verarbeitung auf einer freiwilligen Zustimmung beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

8. Club-Registrierung und Club-Verantwortliche

Für die Registrierung und Verwaltung eines Clubs verarbeitet ClubAid die zur Einrichtung, Darstellung, Prüfung und Verwaltung des Clubs erforderlichen Angaben.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name und Angaben des Clubs bzw. Vereins

• Kontaktdaten

• Angaben zum verantwortlichen Ansprechpartner

• Angaben zur Vertretungs- oder Verwaltungsberechtigung

• Mitgliederzahl und weitere Clubinformationen

• Kategorie und Standort

• bereitgestellte Bilder und Inhalte

• Angaben und Nachweise zur Verifizierung

• auszahlungsrelevante Daten einschließlich Bankverbindung

• Status der Registrierung und Prüfung

Ein Teil der Clubangaben kann öffentlich auf der ClubAid-Plattform dargestellt werden. Personenbezogene Prüf-, Kontakt-, Identitäts- und Auszahlungsdaten werden nicht allein aufgrund der öffentlichen Darstellung eines Clubs veröffentlicht.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung der Teilnahme an ClubAid, zur Prüfung der Berechtigung, zur Missbrauchsprävention sowie zur Abwicklung von Förderauszahlungen.

Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

9. Förderziele und Club-Inhalte

Club-Verantwortliche können Förderziele, Beschreibungen, Bilder, Erfolgsstories und weitere Inhalte einstellen.

Soweit diese Inhalte personenbezogene Daten enthalten, werden diese zur Darstellung und Verwaltung der jeweiligen Club- und Förderfunktionen verarbeitet.

Club-Verantwortliche sind dafür verantwortlich, dass sie zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten, Bildern und sonstigen Inhalten berechtigt sind.

10. Affiliate-Links und Affiliate-Tracking

ClubAid finanziert Förderungen insbesondere über Affiliate-Marketing. Hierzu können Nutzer von ClubAid über speziell erzeugte Affiliate-Links zu Partner-Shops weitergeleitet werden.

Derzeit ist insbesondere das Affiliate-Netzwerk AWIN vorgesehen:

AWIN AG

Otto-Ostrowski-Straße 1A10249 BerlinDeutschland

Beim Klick auf einen entsprechenden Partner-Link wird der Nutzer über die technische Affiliate-Infrastruktur zum jeweiligen Partner-Shop weitergeleitet.

Im Rahmen des Affiliate-Trackings können pseudonyme und technische Informationen verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• Zeitpunkt des Klicks

• technische Tracking-Kennungen

• gekürzte bzw. pseudonymisierte IP-Informationen

• Publisher- und Advertiser-Kennungen

• Partner- bzw. Shop-Kennungen

• Referrer-Informationen

• Geräte- und Plattforminformationen

• Transaktionsreferenzen und Provisionsinformationen

Zweck des Affiliate-Trackings ist die Feststellung, ob ein Nutzer über ClubAid zu einem Partner-Shop gelangt ist und dort eine provisionsberechtigte Transaktion durchgeführt hat. Dadurch kann eine vom Partner-Shop gezahlte Provision ClubAid und anschließend dem ausgewählten Club als Förderung zugeordnet werden.

Für das Setzen oder Auslesen nicht technisch notwendiger Tracking-Technologien können zusätzliche Einwilligungsanforderungen bestehen. ClubAid berücksichtigt diese Anforderungen bei der technischen Umsetzung des Affiliate-Trackings.

11. ClubAid-interne Zuordnung von Förderungen

Damit eine vom Affiliate-Partner gemeldete Transaktion dem richtigen Club und – bei registrierten Nutzern – dem richtigen Aider zugeordnet werden kann, verarbeitet ClubAid eigene Zuordnungsdaten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• interne Club-ID

• interne Aider-ID, soweit vorhanden

• Händler- bzw. Shop-ID

• Transaktions- oder Bestellreferenz, soweit vom Partnerprogramm übermittelt

• Transaktionszeitpunkt

• Provisions- bzw. Förderinformationen

• Transaktionsstatus, insbesondere offen oder bestätigt

ClubAid benötigt für die eigene Förderhistorie grundsätzlich keine detaillierte Aufstellung der vom Nutzer beim Partner-Shop gekauften Waren, sofern solche Informationen nicht für die Provisionsabrechnung erforderlich sind bzw. vom Affiliate-Partner übermittelt werden.

Die Verarbeitung dient der korrekten Zuordnung, Darstellung und Abrechnung von Förderungen.

Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei registrierten Aider-Konten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die ordnungsgemäße Abrechnung, Betrugsprävention und technische Zuordnung.

12. Partner-Shops und externe Websites

Beim Klick auf „Zum Shop“ bzw. einen entsprechenden Partner-Link verlässt der Nutzer ClubAid und wird zur Website des jeweiligen Partner-Shops weitergeleitet.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website des Partner-Shops ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzhinweise verantwortlich.

Dies betrifft insbesondere Kundenkonten, Warenkörbe, Bestellungen, Zahlungsdaten, Lieferdaten und sonstige Daten, die der Nutzer unmittelbar beim Partner-Shop eingibt.

ClubAid erhält nur diejenigen Transaktions- und Provisionsinformationen, die im Rahmen des jeweiligen Affiliate-Programms für Tracking, Zuordnung und Abrechnung bereitgestellt werden.

13. E-Mail-Kommunikation und Systemnachrichten

ClubAid kann registrierten Nutzern E-Mails senden, soweit diese zur Durchführung und Verwaltung des Nutzerkontos bzw. der ClubAid-Funktionen erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Registrierung und Kontoverwaltung

• Sicherheits- und Authentifizierungsinformationen

• wichtige Änderungen am Nutzerkonto

• Informationen über die Club-Verifizierung

• auszahlungsrelevante Mitteilungen

• notwendige Informationen zu Transaktionen oder Förderungen

• wesentliche Änderungen an den Nutzungsbedingungen oder der Plattform, soweit eine Information erforderlich ist

Solche notwendigen Service- und Transaktionsnachrichten sind nicht mit einem freiwilligen Marketing-Newsletter gleichzusetzen.

Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

14. Newsletter

Ein Marketing-Newsletter wird nur an Nutzer versendet, die sich hierfür gesondert angemeldet bzw. wirksam eingewilligt haben.

Die Newsletter-Anmeldung erfolgt getrennt von der Registrierung eines ClubAid-Kontos. Eine Registrierung als Aider oder Club-Verantwortlicher führt nicht automatisch zur Anmeldung für Marketing-Newsletter.

Für die Newsletter-Anmeldung kann ein Double-Opt-in-Verfahren eingesetzt werden. Dabei wird die Anmeldung erst bestätigt, nachdem der Empfänger einen an seine E-Mail-Adresse gesendeten Bestätigungslink aufgerufen hat.

Für den Nachweis der Einwilligung können insbesondere E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung und technisch erforderliche Nachweisdaten gespeichert werden.

Rechtsgrundlage für den Newsletterversand ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, insbesondere über einen Abmeldelink im Newsletter oder durch Kontaktaufnahme mit ClubAid.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Der konkrete technische Dienst für den Newsletterversand ist derzeit noch nicht festgelegt. Wird hierfür künftig ein zusätzlicher Dienstleister eingesetzt, wird diese Datenschutzerklärung vor dessen Einsatz entsprechend ergänzt.

15. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Funktion erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt.

Zu den Empfängern können nach dem derzeitigen Stand insbesondere gehören:

• Wix im Rahmen von Hosting, Websitebetrieb und Mitgliederfunktionen

• Affiliate-Netzwerke wie AWIN im Rahmen des Affiliate-Trackings

• Partner-Shops bzw. Advertiser im Rahmen der technischen Affiliate-Zuordnung

• Banken bzw. Zahlungsinstitute im Rahmen von Auszahlungen an Clubs

• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht

16. Speicherdauer

ClubAid speichert personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Daten eines aktiven Nutzerkontos werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzerverhältnisses verarbeitet.

Nach Löschung eines Nutzerkontos werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht weiterhin für die Abwicklung offener Transaktionen, die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die Betrugsprävention oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen können entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen länger gespeichert werden.

Für Daten, die unmittelbar von Wix, Affiliate-Netzwerken oder einem Partner-Shop in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeitet werden, gelten zusätzlich deren jeweilige Speicher- und Löschfristen.

17. Datensicherheit

ClubAid trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unberechtigten Zugriff, Veränderung und sonstige unzulässige Verarbeitung zu schützen.

Die Datenübertragung der Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS/TLS.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht:

• Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO)

• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO)

• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO)

• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit zu verlangen (Art. 20 DSGVO)

• einer auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhenden Verarbeitung aus Gründen ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21 DSGVO)

• eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen

Zur Ausübung dieser Rechte kann sich die betroffene Person an ClubAid bzw. die oben genannte verantwortliche Stelle wenden.

19. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für die Club Aid GmbH mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist grundsätzlich die folgende Datenschutzaufsichtsbehörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Das Recht, sich an eine andere nach den gesetzlichen Bestimmungen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, bleibt unberührt.

20. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Nach dem derzeitigen Funktionsumfang von ClubAid finden keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen statt, die gegenüber einem Nutzer rechtliche Wirkung entfalten oder ihn in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

ClubAid kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Plattform, eingesetzte Dienste, technische Verfahren oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils auf ClubAid veröffentlichte aktuelle Fassung.

22. Kontakt zum Datenschutz

ClubAid GmbH

Platenstraße 2050825 KölnDeutschland

Verantwortlich: Sebastian Nait